Minggu, 28 Juli 2019

Apa Itu SOP dan Bagaimana Cara Membuatnya?


Apa itu SOP? SOP atau standar operasional prosedur merupakan dokumen yang di dalamnya memuat serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan yang berisi tentang berbagai proses penyelenggaraan pekerjaan mulai dari cara melakukan pekerjaan, waktu pengerjaan, tempat pekerjaan, serta siapa yang bertugas mengeksekusi pekerjaan tersebut.
SOP memiliki fungsi sebagai pedoman yang digunakan setiap pekerja untuk melaksanakan tugasnya. Adanya SOP memiliki banyak sekali manfaat diantara sebagai pedoman untuk mempermudah para pekerja dalam melaksanakan tugas-tugas secara efektif dan efisien, sebagai dokumen yang berfungsi untuk mengurangi kemungkinan miskomunikasi serta miskoordinasi antar unit pekerja, serta sebagai standarisasi langkah yang harus dilakukan oleh pekerja dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
Adanya SOP juga dapat meningkatkan akuntabiltas yakni dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus untuk pekerja dalam melaksanakan tugas-tugasnya. SOP juga membantu menciptakan ukuran standar kinerja yang memberikan pedoman kepada pegawai tentang cara yang konkret untuk memperbaiki kinerja dan membantunya dalam mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
SOP juga berfungsi sebagai bahan-bahan training yang nantinya dapat membantu pegawai baru dalam mengenali apa tugasnya serta dengan cepat untuk melaksanakan tugasnya secara terarah. Adanya SOP yang baik juga dapat menunjukkan bahwa kinerja sebuah organisasi dapat bekerja secara efisien dan dikelola dengan baik. SOP juga berfungsi sebagai pedoman bagi setiap pegawai di berbagai unit dalam melaksanakan pekerjaannya sehari-hari.
Nah dalam membuat SOP tentunya harus memenuhi prinsip-prinsip tertentu yang diantaranya adalah prinsip kemudahan dan kejelasan, keterukuran, efisiensi dan efektivitas, berorientasi kepada pengguna, keselarasan, kepatuhan terhadap hukum, kepastian hukum, dan dinamis. Adapun beberapa tahap dalam pembuatan SOP adalah sebagai berikut:
1.    Membuat susunanan kerja
Nah tahap yang pertama adalah membuat susunan kerja. Dalam hal ini biasanya pembuat SOP akan berkoordinasi dengan manajer dalam menentukan hal-hal apa saja yang harus dibahas di dalam SOP.
2.    Merencanakan alur dari proses pekerjaan
Kemudain selanjutnya adalah merencanakan alur proses pekerjaan yang dapat dilakukan dengan cara menentukan format, menyetujuai format serta membuat template, dan juga menetapkan alur proses, serta menentukan bagaimana SOP tersebut dapat diakses.
3.    Melakukan penggalian data melalui wawancara
Nah tahap selanjutnya adalah mencari data tentang apa dan bagaimana pekerjaan tersebut dapat digarap dengan seefektif dan seefisien mungki. Pembuat SOP biasanya akan melakukan wawancara kepada perwakilan dari setiap unit untuk menetapkan sebuah SOP.
4.    Penulisan, pembahasan, dan sosialisasikan
Setelah tahap wawancara serta telah memeriksa dokumen tata laksanan kerja, maka perusahaan pun dapat mulai merumuskan SOP. Dalam hal ini, penulis SOP dapat membahas kembali dengan pihak-pihak terkait serta mengoreksi apakah masih terdapat kesenjangan peraturan antara pekerja dan perusahaan. Apabila setiap pihak sudah seoakat maka SOP pun dapat disosialisasikan.
5.    Mengadakan pelatihan
Setelah isi dari SOP telah disepakati dan disosialisasikan, maka selanjutnya perlu diadakan pelatihan agar SOP dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang telah dirumuskan.
6.    Evaluasi
Evaluasi merupakan proses yang sangat penting dalam melakukan berbagai hal termasuk pekerjaan. Pihak perusahaan setidak dalam setahun sekali harus melakukan evaluasi terhadap SOP yang sedang dijalankan. Apakah masih relevan, atau ada yang perlu dikurangi maupun ditambah. Evaluasi juga sangat penting untuk bahan revisi atau pembuatan SOP yang lebih baik dimasa mendatang.
Nah jadi itulah apa itu SOP, yakni sebuah dokumen yang memiliki banyak sekali fungsi dalam sebuah perusahaan mulai dari sebagai pedoman hingga sebagai bahan evaluasi, dan lain sebagainya.
Load disqus comments

0 komentar